Änderungen in der Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung

Ab 2010 hat der Gesetzgeber den Umsatzsteuersatz für Beherbergungsleistungen von 19 % auf 7 % abgesenkt. Diese gesetzliche Neuregelung hat erheblich Auswirkungen auf die betriebliche Reisekostenabrechnung.

Keine pauschale Herausrechnung des Frühstücksanteils

Übernachtet ein Arbeitnehmer im Rahmen seiner Dienstreise in einem Hotel, so ist in den Übernachtungskosten regelmäßig ein Kostenanteil für das Frühstück enthalten. Soweit in der Hotelrechnung Frühstück nicht gesondert ausgewiesen wird und sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen lässt, kann der Kostenanteil für das in diesem einheitlichen Rechnungsbetrag enthaltene Frühstück bislang pauschal mit einem Betrag in Höhe von 4,80 Euro herausgerechnet werden (20 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden, vg. R 9.7 Absatz 1 Satz 4 LStR).

Beispiel:
Übernachtung einschließlich Frühstück 90,00 EUR
davon Anteil Frühstück 4,80 EUR
davon Anteil für Übernachtung 85,20 EUR

Durch das Wachstumsbeschleunigungsgesetz vermindert sich der Umsatzsteuersatz für die Übernachtung von 19 % auf 7 %. Aus diesen umsatzsteuerlichen Gründen können die Kosten nicht in einem einheitlichen Rechnungsbetrag ausgewiesen werden. In der Konsequenz kann das Frühstück reisekostenrechtlich nicht mehr mit 4,80 Euro bewertet werden, sondern ist mit den tatsächlichen Kosten anzusetzen. In der Regel berechnen große Hotelketten für ein Frühstück zwischen 15 und 20 Euro. Dadurch entstehen dem Arbeitnehmer bei der Reisekostenabrechnung erhebliche Nachteile.

Beispiel:
Kosten für Übernachtung 75,00 EUR
Kosten für Frühstück 15,00 EUR
Übernachtung einschließlich Frühstück 90,00 EUR

Die Kosten für das Frühstück darf der Arbeitgeber nur mit dem gesetzlich zulässigen Höchstbetrag erstatten. Abwesend von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte zwischen 8 und 14 Stunden auf 6 Euro, bei einer Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden auf 12 Euro und bei mehrtägigen Auswärtstätigkeit auf 24 Euro.

Erhält ein Arbeitnehmer am zweiten Tag seiner Dienstreise ein Frühstück, ist dem Arbeitnehmer der Wert des Frühstücks (z.B. 15 Euro tatsächliche Kosten) anzurechnen.

Erhält der Arbeitnehmer im Rahmen der Reisekostenabrechnung eine Verpflegungsmehraufwandspauschale in Höhe von 12 Euro, sind das Frühstück und die Pauschale zusammenzurechnen. Es ergibt eine Summe in Höhe von 27 Euro.

Weil der gesetzliche Höchstbetrag am zweiten Reisetag nur 12 Euro beträgt, ergibt sich eine steuerliche Überzahlung in Höhe von 15 Euro. Dieser Betrag ist der Lohnversteuerung zu unterwerfen oder dem Arbeitnehmer weiterzubelasten.

Diese Regelung hat in der Praxis erhebliche Konsequenzen. Bei Reisenden mit vielen Übernachtungen kann es zu Mehrbelastungen von mehreren hundert Euro kommen, die der Geschäftsreisende von seinem Nettolohn bezahlen bzw. versteuern muss.


 

Haftungsausschluss:

Dieser Inhalt stellt keine Rechtsberatung dar. Die Informationen dienen ausschließlich einer ersten Orientierung. Insbesondere finanzielle Entscheidungen dürfen daher nicht aufgrund dieser Informationen getroffen werden. Es wird empfohlen, im Einzelfall den fachkundigen Rat eines Steuerberaters oder eines Rechtsanwalts einzuholen.

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